Chuyển tới nội dung chính

25. Cuộc họp

Tạo cuộc họp​

Để tạo một cuộc họp trong SkyX PBX, hãy làm theo các bước sau sau khi cài đặt thành công:

  • Chọn menu Advanced Services > Meeting (Dịch vụ nâng cao > Cuộc họp) và nhấp vào nút Add (Thêm).
  • Nhập một chủ đề phù hợp cho cuộc họp để nhắc nhở những người tham gia về chủ đề cần thảo luận.
  • Nhập số máy nhánh cuộc họp mà những người tham gia cuộc họp sẽ quay để tham gia cuộc họp. Nó không được là một số máy nhánh hiện có.
  • Chọn chế độ cuộc họp của bạn từ danh sách thả xuống Meeting Mode (Chế độ cuộc họp).
  • Nhập mã PIN cho cuộc họp này nếu cần. Nếu mã PIN được đặt, những người tham gia phải nhập mã PIN khi tham gia cuốc họp.
  • Nhập mã PIN Quản trị viên (Admin PIN) cho người chủ trì cuộc họp. Khi một người dùng nhập mã PIN này, anh/cô ấy sẽ được xác định là quản trị viên cuộc họp để chủ trì cuộc họp.
  • Nhập số lượng tối đa của trường Maximum Participants (Số người tham gia tối đa) giới hạn số lượng người tham gia hội nghị này.
  • Chỉ định số lượng video trong "Grids for Video Meeting" (Lưới cho Cuộc họp Video). Hỗ trợ các giá trị auto, 1, 2, 3, 4, 6, 9.
  • Đặt băng thông được sử dụng trong cuộc họp video trong "Bitrate(kbps)". Giá trị nằm trong khoảng từ 128 kbps – 8196 Kbps. Giá trị càng cao, trải nghiệm video càng tốt.
  • Chọn "Frame Rate" với phạm vi 5 – 30. Giá trị cao hơn sẽ đảm bảo trải nghiệm video mượt mà.
  • Chọn chiều cao và chiều rộng của độ phân giải video. Đối với 720P, chiều cao là 720 và chiều rộng là 1280; Đối với 1080P, chiều cao là 1080 và chiều rộng là 1920.
  • Chọn Prompt Language (Ngôn ngữ lời nhắc) cho các thông báo bằng giọng nói sẽ được sử dụng khi người dùng vào cuộc họp.
  • Chọn (Timezone) múi giờ cho thời gian cuộc họp; nó sử dụng múi giờ của người thuê theo mặc định.
  • Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp của bạn.

Khi SkyX PBX được cài đặt thành công, bạn có thể tạo một cuộc họp bằng cách chọn menu Advanced Services > Meeting (Dịch vụ nâng cao > Cuộc họp) và nhấp vào nút Add (Thêm), sau đó nhập các thông tin sau:

  • Nhập một chủ đề phù hợp cho cuộc họp để nhắc nhở những người tham gia về chủ đề cần thảo luận.
  • Nhập số máy nhánh cuộc họp mà những người tham gia cuộc họp sẽ quay để tham gia cuộc họp. Nó không được là một số máy nhánh hiện có.
  • Chọn chế độ cuộc họp của bạn từ danh sách thả xuống Meeting Mode (Chế độ cuộc họp).
  • Nhập mã PIN cho cuộc họp này nếu cần. Nếu mã PIN được đặt, những người tham gia phải nhập mã PIN khi tham gia hội nghị.
  • Nhập mã PIN Quản trị viên (Admin PIN) cho người chủ trì cuộc họp. Khi một người dùng nhập mã PIN này, anh/cô ấy sẽ được xác định là quản trị viên cuộc họp để chủ trì cuộc họp.
  • Nhập số lượng tối đa của trường Maximum Participants (Số người tham gia tối đa) giới hạn số lượng người tham gia hội nghị này.
  • Chỉ định số lượng video trong "Grids for Video Meeting" (Lưới cho Cuộc họp Video). Hỗ trợ các giá trị auto, 1, 2, 3, 4, 6, 9.
  • Đặt băng thông được sử dụng trong cuộc họp video trong "Bitrate(kbps)". Giá trị nằm trong khoảng từ 128 kbps – 8196 Kbps. Giá trị càng cao, trải nghiệm video càng tốt.
  • Chọn "Frame Rate" (Tốc độ khung hình) với phạm vi 5 – 30. Giá trị cao hơn sẽ đảm bảo trải nghiệm video mượt mà.
  • Chọn chiều cao và chiều rộng của độ phân giải video. Đối với 720P, chiều cao là 720 và chiều rộng là 1280; Đối với 1080P, chiều cao là 1080 và chiều rộng là 1920.
  • Chọn Prompt Language (Ngôn ngữ lời nhắc) cho các thông báo bằng giọng nói sẽ được sử dụng khi người dùng vào cuộc họp.
  • Chọn múi giờ cho thời gian cuộc họp; nó sử dụng múi giờ của người thuê theo mặc định.
  • Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
  • Quay số từ Điện thoại cố định/Di động (Dial from Landline/Mobile Phone): Bạn có thể chỉ định số DID ở đây để cho biết người gọi có thể quay số để tham gia cuộc họp của bạn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng định dạng sau: +44 1494 523 500 (UK); +33 2022 123 123 (FR). Nếu bạn có các quy tắc inbound để định tuyến các số này đến cuộc họp này, thì người gọi có thể quay số từ PSTN để tham gia cuộc họp.
  • Để mời người tham gia qua email, nhập địa chỉ email của họ vào trường Invitees (Người được mời). PBX sẽ gửi lời mời họp cho họ, và họ có thể tham gia cuộc họp bằng cách nhấp vào liên kết. Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo Tham gia cuộc họp bằng liên kết mời.
  • Để ghi lại cuộc họp tự động, bật tùy chọn Record Meeting Automatically (Ghi âm cuộc họp tự động).
  • Để phát tin nhắn chào mừng khi người tham gia tham gia cuộc họp, bật tùy chọn Play Welcome Message When Joining Meeting (Phát tin nhắn chào mừng khi tham gia cuộc họp).
  • ID người gọi đi (Outbound caller ID): nếu ID người gọi đi cho cuộc họp được thiết lập khi mời một số bên ngoài tham gia cuộc họp, PBX sẽ thực hiện cuộc gọi đến số bên ngoài đó trên một SIP trunk đã cấu hình, và ID người gọi đi này có thể là một sự thay thế cho một trường SIP nhất định. Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo chủ đề Các trường SIP có thể cấu hình.

Quản lý cuộc họp​

Tham gia cuộc họp​

Một khi cuộc họp được tạo, thông báo cho người tham gia số cuộc họp ("Meeting Extension"). Giả sử người dùng đặt Meeting Extension là 8008, người dùng có thể tham gia hội nghị bằng cách quay số 8008 từ bất kỳ máy khách SIP nào.

Mời người tham gia​

Bạn cũng có thể mời một máy nhánh hoặc người dùng điện thoại di động/điện thoại cố định tham gia cuộc họp. Vui lòng xem phần dưới đây để biết thêm chi tiết.

Quản lý cuộc họp​

Một khi cuộc họp được tạo, chọn menu Advanced Services > Meeting (Dịch vụ nâng cao > Cuộc họp) để liệt kê các cuộc họp khả dụng. Giờ đây bạn có thể chọn một cuộc họp và quản lý nó.

  • Edit (Chỉnh sửa): nhấp vào nút Edit cho phép bạn thay đổi cài đặt cuộc họp.
  • Manage (Quản lý): nhấp vào nút Manage để quản lý cuộc họp và những người tham gia, xem phần tiếp theo.
  • Delete (Xóa): Kết thúc và xóa cuộc họp.

Quản lý người tham gia​

Kiểm tra một cuộc họp trong danh sách cuộc họp, và nhấp vào nút Manage (Quản lý) để quản lý những người tham gia cuộc họp.

Quản lý cuộc họp

  • Invite participant (Mời người tham gia): Nhấp vào nút Invite để chọn một máy nhánh từ danh sách máy nhánh, hoặc nhập trực tiếp số máy nhánh. PBX sẽ bắt đầu một cuộc gọi đến máy nhánh được chỉ định đó.

Một khi cuộc gọi đã được trả lời, máy nhánh được mời sẽ tự động tham gia cuộc họp.

Số điện thoại di động hoặc số PSTN cũng có thể được nhập ở đây để được mời vào cuộc họp nhưng phải cấu hình trunk và các quy tắc đầu ra thích hợp trước.

  • Lock (Khóa): Một khi cuộc họp bị khóa, người dùng khác không thể quay số vào cuộc họp.
  • Record (Ghi lại): Bắt đầu hoặc dừng ghi lại cuộc họp.
  • Mute (Tắt tiếng): Khi cuộc họp đã được tắt tiếng, tất cả người tham gia không thể nghe thấy nhau.
  • Recording Files (Tệp ghi lại): Liệt kê các tệp ghi lạicủa cuộc họp. Chúng có thể được tải xuống.
  • Refresh (Làm mới): Làm mới trạng thái và thông tin cuộc họp.

Đối với mỗi người tham gia cuộc họp, dưới cột Action (Hành động), có một số biểu tượng cho phép bạn quản lý người tham gia được chỉ định.

  • Host (Chủ trì): Đặt video của người tham gia đó làm màn hình chính của cuộc họp video.
  • Mute (Tắt tiếng): Nhấp vào biểu tượng micro để tắt/bật tiếng người tham gia đã chọn.
  • Hang up (Ngắt kết nối): Xóa một người tham gia khỏi cuộc họp.