Chuyển tới nội dung chính

26. Hot Desking

Hot desking là một hình thức chia sẻ không gian làm việc, nơi nhân viên sẽ sử dụng bất kỳ bàn làm việc nào có sẵn thay vì có một không gian làm việc được chỉ định. Hình thức này lần đầu tiên được giới thiệu vào những năm 1990. Ngày nay, công nghệ đã hỗ trợ việc triển khai hot desking bằng cách làm nó khả thi và dễ tiếp cận hơn. Một số doanh nghiệp sử dụng hot desking cho toàn bộ công ty, trong khi những doanh nghiệp khác sử dụng hot desking cho các không gian hoặc vai trò cụ thể trong công ty.

Với hot desking, nhân viên thường có thể sử dụng bất kỳ điện thoại bàn nào trong mạng bằng cách đăng nhập vào điện thoại bằng mã PIN hộp thư thoại của họ. Các hệ thống dựa trên đám mây cũng giúp môi trường làm việc từ xa và linh hoạt trở nên khả thi với các công cụ như giao tiếp VoIP, ảo hóa máy tính để bàn, v.v.

Các tính năng và lợi ích chính​

  • Nhân viên di chuyển giữa các văn phòng khác nhau có thể chia sẻ cùng một điện thoại và bàn làm việc chung trong khi vẫn giữ hồ sơ máy nhánh và quyền truy cập hộp thư thoại của riêng họ.
  • Cho phép các công ty tiết kiệm chi phí bằng cách cho phép nhân viên đăng nhập vào các điện thoại được chia sẻ và vẫn duy trì năng suất.
  • Giảm đầu tư vào cơ sở vật chất và phần cứng.
  • Được hỗ trợ bởi nhiều loại thiết bị.

Thiết lập thiết bị cho Hot Desking​

Thiết lập Hot Desking qua cấp phép PnP​

Phương pháp này thường được sử dụng cho PBX tại chỗ (on-premises PBX).

  • Đăng nhập vào Cổng Web PBX với tư cách quản trị viên người thuê.
  • Cắm điện thoại vào mạng.
  • Điện thoại sẽ gửi một tin nhắn đa hướng qua mạng LAN, tin nhắn này sẽ được SkyX PBX tiếp nhận.
  • Điện thoại sẽ xuất hiện trong menu Call Manager > Phones (Quản lý cuộc gọi > Điện thoại) trong Cổng Web dưới dạng một điện thoại mới.
  • Sao chép địa chỉ MAC của điện thoại IP.
  • Tạo một máy nhánh hot desking cho điện thoại hot desking đó bằng cách chọn Advanced Services > Hot Desking (Dịch vụ nâng cao > Hot Desking) từ menu, và nhấp Add (Thêm).
  • Nhập thông tin cơ bản về điện thoại IP, chẳng hạn như địa chỉ MAC và phương thức cấp phép. Nếu sử dụng SBC, chọn SBC cho tùy chọn Network (Mạng).
  • Nhập một tên thân thiện cho Display Name (Tên hiển thị) và một số máy nhánh duy nhất cho điện thoại hot desking này.
  • Nhấp OK để tạo máy nhánh hot desking và tạo tệp cấu hình. PBX sau đó sẽ gửi một tin nhắn NOTIFY đến điện thoại với URL tệp cấu hình để cấp phép.

Thiết lập Hot Desking

Điện thoại IP sẽ tự động tải xuống tệp cấu hình, tự cấp phép và đăng ký máy nhánh hot desking.

Thiết lập Hot Desking qua cấp phép RPS​

Phương pháp này thường được sử dụng nếu SkyX PBX được triển khai trên đám mây.

  • Đăng nhập vào Cổng Web PBX với tư cách quản trị viên người thuê.
  • Sao chép địa chỉ MAC của điện thoại IP.
  • Tạo một máy nhánh hot desking cho điện thoại hot desking đó bằng cách chọn Advanced Services > Hot Desking (Dịch vụ nâng cao > Hot Desking) từ menu, và nhấp Add (Thêm).
  • Nhập thông tin cơ bản về điện thoại IP, chẳng hạn như địa chỉ MAC và phương thức cấp phép. Nếu sử dụng SBC, chọn SBC cho tùy chọn Network (Mạng).
  • Nhập một tên thân thiện cho Display Name (Tên hiển thị) và một số máy nhánh duy nhất cho điện thoại hot desking này.
  • Đảm bảo tùy chọn Save to RPS (Lưu vào RPS) được bật.
  • Nhấp OK để tạo máy nhánh hot desking và tạo tệp cấu hình. Và SkyX PBX sẽ ghi liên kết cấp phép vào RPS của điện thoại IP. Khi điện thoại IP được bật nguồn, nó sẽ truy vấn liên kết cấp phép từ máy chủ RPS bằng địa chỉ MAC của nó để hoàn tất tự động cấp phép.

Điện thoại IP sẽ tự động tải xuống tệp cấu hình, tự cấp phép và đăng ký máy nhánh hot desking.

Đăng nhập​

Một khi điện thoại IP đã đăng ký thành công máy nhánh hot desking với PBX, nó đã sẵn sàng để đăng nhập hot desking. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ giả định rằng máy nhánh 101 sẽ đăng nhập vào điện thoại hot desking này.

  1. Chọn Call Manager > Users (Quản lý cuộc gọi > Người dùng) từ menu và nhấp đúp vào máy nhánh 101.
  2. Nhấp vào tab Extension (Máy nhánh) và bật tùy chọn Enable Hot Desking (Bật Hot Desking).
  3. Lưu các thay đổi. Từ điện thoại hot desking, quay số *70 theo sau là số máy nhánh (trong trường hợp này, *70101) để đăng nhập. PBX sẽ trả lời và nhắc người dùng nhập mã PIN hộp thư thoại của họ. Sau khi nhập mã PIN, một lời nhắc xác nhận sẽ được phát, và thiết bị sẽ được cấp phép lại cho máy nhánh của người dùng (trong trường hợp này, 100).

Đăng xuất​

Để đăng xuất khỏi một điện thoại IP, người dùng cần quay số *71 để đăng xuất, và PBX trả lời và nhắc người dùng đã được đăng xuất. Sau khi hoàn tất, một lời nhắc xác nhận được phát, và thiết bị được cấp phép lại cho hot desking.